Paviljonki Ravintoloiden lipukeuudistus
Jyväskylän Paviljongissa ravintolatoimintaa harjoittavan Paviljonki Ravintoloiden tarjoilulipukekäytäntöä
haluttiin uudistaa tähän päivään sopivaksi.
Tavoitteena oli tehostaa lipukeprosessia, selkiyttää toiminteita ja tehdä lipukekäytännöstä asiakasystävällisempi ja sitä kautta mahdollisesti kasvattaa lipukkeiden käyttöä.
 
Olimme yhteydessä Tallyn yhteyshenkilöiden kanssa, pidimme muutamia palavereja, joissa tehtiin alkukartoitus tarpeistamme ja avasimme lipukemaailman taustoja ja haasteita, joita olimme jo aiemmin ennakkoon työryhmämme kanssa yhdessä pohtineet ja koostaneet.
Asiaa lähdettiin kehittämään ja välipalavereja pidettiin sitä mukaa, kun kehitystyö eteni ja tarpeet tarkentuivat.
 
Ensimmäinen pilotointi tehtiin marraskuussa 2017 noin 1600 hengen iltajuhlassa, jolloin asiakkaiden rannekkeisiin koodattiin juomalipukkeet.
Lipukkeiden lukeminen kävi kätevästi baarien lukijalaitteilla rannekkeista, eikä irtonaisia lipukkeita tarvinnut käsitellä / säilyttää baareissa. Ei tarvinnut myöskään käyttää aikaa myytyjen juomatyyppien merkitsemiseen lipukkeisiin.
Tapahtuman jälkeen saatiin kätevästi yhteenveto lipukekäytöstä selkeän raportin muodossa ja loppulaskutus oli erityisen nopeaa verrattuna vanhaan käytäntöön, jossa lajiteltiin ja laskettiin irtonaisia lipukkeita useita tunteja usean henkilön voimin tapahtuman jälkeen. Tallyn väkeä oli perehdyttämässä henkilökuntaamme paikan päällä ja myös päivystämässä koko illan ajan ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi. Joitakin pieniä haasteita oli, mutta ne ratkottiin sitä mukaa, kun niitä ilmeni ja toiminta oli sujuvaa.
 
Tammikuun loppupuolella testasimme vielä eräässä yritysjuhlassa juomalipukekäytäntöä konkreettisilla paperilipukkeilla, jotka varustettiin qr-koodein.
Maksaminen baareissa oli sujuvaa, kun lipukkeisiin ei tarvinnut merkitä mitään, lukijalaiteet toimivat moitteettomasti ja lipukkeiden lukeminen oli nopeaa.
Tapahtuman jälkeen saimme selkeän raportin menekeistä, joten laskuttaminen kävi nopeasti ja säästettiin paljon aikaa, kun ei tarvinnut lajitella ja laskea lipukkeita. Jälleen Tallyn väki tuli hyvissä ajoin asentamaan laitteet ja olivat myös koko tapahtuman ajan päivystämässä ja tarvittaessa ratkomassa ongelmatilanteita.
 
Seuraava pilotointi päätettiin toteuttaa rohkeasti suurimmilla ammattimessuilla helmikuussa. Tämä pilotointi poikkesi aiemmista suuresti.
Messujen aikaisia tarjoilulipukkeita on monenlaisia ja -arvoisia ja laskutussopimuksia oli jopa yli 300.
Alkutyö vei jonkin verran aikaa, kun asiakkaille luotiin omat qr-koodit ja lähetettiin henkilökohtaisesti koodit yli 300 sähköpostiin,
mutta aikasäästöä saatiin valtavasti tapahtuma-aikana, kun lipukkeita ei enää noudettukaan juurikaan paikan päältä; suurin osa oli tulostanut lipukkeet ennakkoon ennen tapahtumaa.
Lipukkeiden qr-koodit luettiin kassojen yhteydessä olevilla lukijalaitteilla ja kohdennettiin oikeisiin tuotteisiin jo myyntivaiheessa, joten päivän päätteeksi ei tarvinnut enää käyttää aikaa jokaisen yksittäisen lipukkeen
näppäilemiseen kassajärjestelmään, vaan saatiin raportit myyntipisteittäin ja näistä raporteista oli nopeaa tehdä myynnin kirjaus kassalaitteeseen.
Ylimääräisten lipukkeiden palautus jäi kokonaan pois; tästä saimme työaikasäästöä ja kiitosta asiakkailta vaivattomuudesta. Enää asiakkaan ei tarvinnut muistaa palauttaa käyttämättömiä lipukkeita.
 
Teimme uuden pilotoinnin maaliskuun messuilla, jotka olivat erityyppiset kuin helmikuun ammattimessut. Lipukekäytäntö oli kuitenkin sama.
Alkutyö oli samansuuruinen kuin edellisilläkin messuilla, mutta tällä kertaa paikan päällä tilauksia tuli ensimmäisenä aamuna yllättävänkin paljon.
Tämä selittyy tapahtuman luonteella ja osastojen koolla. Yrityksissä ei välttämättä ollut henkilöitä, jotka olisivat ennakkoon tulostaneet nämä lipukkeet, vaikka olimme tästä infonneetkin heitä aktiivisesti ennakkoon. Tallyn henkilöt olivat koko tapahtuman ajan paikalla päivystämässä ja avustamassa tarpeen mukaan.
Jälleen lipukekäytäntöä kiiteltiin vaivattomaksi ja nykyaikaiseksi. Jokunen purnaus tuli siitä, että itse piti tulostaa, mutta määrä oli alle 10 kpl ja yritysten määrä oli lähes 230.
 
Halusimme tehdä nämä pilotoinnit suurissa tapahtumissa, jotta näkisimme toimivuuden koko laajuudessa.
Uskalsimme toteuttaa uudistukset näinkin suurissa tapahtumissa, koska meille syntyi vahva luottamus Tallyyn.
Heiltä luvattiin ja tulikin jokaiseen tapahtumaan useita henkilöitä paikan päälle varmistamaan, että kaikki toimii. He päivystivät kaikissa tapahtumissa alusta loppuun saakka ja auttoivat pienissä teknisissä ongelmissa, joita ajoittain ilmeni.
Ongelmatilanteet saatiin nopeasti ratkaistua, eikä toiminta kärsinyt millään lailla. Tally hoiti ennakkoon kaikki tekniset valmistelut ja järjestelyt kuntoon ja heillä oli mukana myös varalaitteita toimintahäiriöiden varalle.
Kaikkiin kysymyksiin ja epäselvyyksiin saatiin aina vastaukset, myös laskutusvaiheessa, kun asiakkaiden lipukekäyttöjä tarkisteltiin.
Raportit olivat selkeitä ja nopeuttivat käytännön toimintaa.
Asiakkaamme olivat tyytyväisiä uuteen käytäntöön, eikä laskuissakaan ole ollut epäselvyyttä. Kaikki on toiminut hienosti.
Nyt meillä on mielessä jo seuraavat kehitysaskeleet ja prosessin tehostaminen entisestään. Muutamista kehitysehdotuksista olemmekin jo keskustelleet Tallyn kanssa. Tahtotila olisi minimoida ”käsityön” osuus.
Neuvottelut ja kehitystyö Tallyn kanssa jatkuvat.
 ************************************************
tapahtumat joissa olemme olleet mukana:

• Ismo Leikola Stand Up, Juurikkasaari, Jyväskylä
• Neste Rally Perälä Rally Vip tilaisuus, Jyväskylä
• Ravintola Mutka, Neste Rally Vip jatkot
• Juhlatalo juurikkasaari, Vip yksityistilaisuus
• Aaltosali - yrityksen yksityistilaisuus
• Scania- henkilöstöjuhla, Jyväskylä
• Hygge messut 2017 IPK
• Metsola Beer Festival, Kotka
• Helsinki Viini ja ruoka festivaali 2017 IPK
• Messu- ja konferenssikeskus Pavilijonki, S-ryhmä, Keskimaan henkilöstö pikkujoulu, Jyväskylä
• Tampere Käsityömessut 2017 IPK
• Lounasravintola Vilhelmina ketju, Jyväskylä, käyttö ympäri vuoden
• Creator, tuotemyynti, käyttö ympäri vuoden
• Sähkö-ja Valo messut 2018, Messu-ja Konferenssikeskus, Jyväskylä

• Rakennus- ja talotekniikkamessut Jkl 2018
• Kids&Pets Lapsi- ja lemmikkimessut 2018 IPK
• A-sali yksityistilaisuus
• Neste ralli city vip A-sali / Harjun erikoiskoe
• Heinolan peliitat kausikortti, käyttö ympäri vuoden
• Koneagria 2018 messut
• Kasvu Open 2018
• Tampereen kädentaito messut 2018 IPK
• Smart factory messut 2018
• Finnmateria messut
• Jyväskylän rakennusmessut 2019
• Kids & pets messut 2019 IPK
• A-sali yksityistilaisuus
• Ilokivi yksityistilaisuus
• Neste ralli city vip Toivolanpiha / Harjun erikoiskoe / A-sali
• Metsola Beer Festival, Kotka 2019
• Koneagria 2019 messut
• Tampereen kädentaito messut 2019 IPK
• Kirja, Ruoka & Viini -messutapahtuma IPK